O e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) deu início à implantação de sua 4ª fase em 10 de janeiro deste ano para as empresas que têm faturamento abaixo de 78 milhões/ano, patamar no qual se encontram muitas empresas no Brasil. As fases anteriores consistiram no envio de informações da empresa, dos empregados e da folha de pagamento e, na 4ª fase, devem ser tratadas as informações de Saúde e Segurança no Trabalho. Essas irão substituir, de forma gradual, a documentação como CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), entro outros.
O envio dessas informações tem impacto na aposentadoria especial dos trabalhadores, nos pagamentos de insalubridade e periculosidade, na tributação da folha de pagamento e na gestão de afastamentos. A responsabilidade das informações dentro da empresa, pertencem às áreas de RH ou SESMT (Serviço Especializado em Segurança e Medicina do Trabalho) e o envio deve ser feito via portal web ou por meio de sistema apto para tal. É necessário que o empregador mantenha contrato com uma empresa de medicina ocupacional que esteja atualizada e preparada para os envios do e-Social e possa cumprir com a obrigatoriedade, a fim de garantir que o empregador esteja em dia com suas obrigações, seja as de periodicidade anual, seja mensal.
A obrigatoriedade de envio se aplica a toda empresa que possui empregados com vínculo CLT, com algumas exceções. Em todos os casos, é obrigatória a elaboração do LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho), do PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos (NR 01) -que substituirá o atual PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional). O PPP também será obrigatório, mas sua implementação só será exigível a partir de 01/01/2023, prorrogado o prazo por lei. Interessante informar que as empresas de Pequeno Porte (EPP), Microempresas (ME), entidades sem fins lucrativos e empregadores domésticos enquadrados no grau de risco 1 e 2 da NR 04, que declarem as informações digitais do subitem 1.5.1 da NR 01 e não possua riscos químicos, físicos e biológicos, estão dispensadas de elaborar PPRA e PCMSO.
Na mencionada 4ª fase, o empregador deve providenciar o envio de três eventos: S-2210 (Comunicação de Acidente de Trabalho – caso haja acidentes com o trabalhador), S-2220 (Monitoramento da Saúde do Trabalhador – Atestados e PCMSO) e S-2240 (Condições Ambientes do Trabalho – Agentes Nocivos – EPI/EPC/PPP). Além da obrigatoriedade do envio das informações no site do e-Social até 10/01/22, o empregador deve também informar sempre que houver mudanças. Os envios S-2220 e S-2240 tiveram o prazo estendido até 31/12/2022, caso a empresa não tenha perfil de risco de nocividade, o que deve ser atestado por profissional competente e informado ao MTE. Essa informação não está expressa numa lei, consta numa resposta do FAQ do site do e-Social. Para chegar na conclusão dessa resposta, deve-se considerar a legislação de forma conjunta a Portaria nº 1010/21, Portaria MPT nº 334/22, art. 1º, parágrafo único, Portaria MTP nº 671, art. 14, III, “f” e “g” e Portaria MPT nº 895/21, que incluiu o §8/º no art. 14 para dizer que as obrigações das mencionadas alíneas “f” e “g” acompanharão a exigibilidade do PPP.
Quanto às sanções aplicáveis, são 9 as multas possíveis, em caso de descumprimento, que variam entre R$ 1.201,36 e R$ 4.024,42: falta de informações de admissão; falta de comunicação de férias; falta de comunicação sobre alterações de contratos e cadastros; trabalhadores sem registro; falta de comunicação de acidentes de trabalho; falta de comunicação do ASO; falta de informação dos riscos do trabalho; não informação dos afastamentos temporários dos colaboradores; não realização do monitoramento da saúde do trabalhador.
Vale dizer que o e-Social não criou obrigação ou alterou a legislação, mas só veio como uma nova forma de cumprir obrigações já existentes. E essa forma será gradativamente substituída: a CTPS agora é digital, o Livro de Registro de Empregados é eletrônico, e foram extintos/substituídos o CAGED e a RAIS. O e-Social ainda irá substituir mais obrigações legais que os empregadores têm que cumprir: a GPS, a SEFIP, a CAT, a Comunicação de Dispensa, a DIRF, a DCTF, o Quadro de Horário de Trabalho, o MANAD, o PPP, a GRF e a GRRF. Isso porque o intuito do e-Social é unificar todos os registros da movimentação do empregado na empresa pela plataforma e dar mais efetividade aos trâmites burocráticos. As empresas só devem estar atentas às novas formalidades exigidas e aos respectivos prazos, que se encontram espalhados em legislações esparsas, e podem confundir os usuários.
